JOB DESCRIPTION:

Position: Program Associate
Hours per week: 20 hours per week, non-exempt
Pay Rate: $23.00-26.00 per hour
Reports to: Program Director
Benefits: Paid Sick Leave, 401(k) Safe Harbor Plan with 4% Company Match

About the Sonoma Community Center:

Housed in the beautiful 107-year old Sonoma Grammar School building just off Sonoma Plaza, the Sonoma Community Center was founded in 1953 as a resource for community enrichment through the arts. Today, the mission of the Sonoma Community Center is to cultivate a vibrant community through extraordinary creative, cultural, and learning experiences. Driven by values of community, innovation, creativity, inclusion, and leadership, the Center offers a broad range of classes, events, and performances that encourage people from all walks of life to create, connect, thrive, and build community together.

About this position:

The Program Associate plays a crucial role in ensuring that all Sonoma Community Center classes and events run smoothly. From scheduling and registration all the way through paying our instructors and analyzing program data, you’ll be closely involved in every component of SCC program development, execution, and evaluation. Reporting to the Program Director, you’ll work closely with the entire program staff team, as well as the marketing and operations teams to ensure the success of SCC programming.

Your specific responsibilities will include:

  • Support program staff with quarterly scheduling of classes, and ensure that our master scheduling spreadsheet is kept neat and up to date
  • Ensure that all SCC classes are accurately entered onto the SCC website
  • Manage and maintain the SCC website class registration back-end, ensuring that all information is correct and that all automated processes (including automated messages to class participants) are working as they should
  • Manage instructor contracts and oversee collection and processing of related paperwork: ensure that instructors receive a contract as well as copies of all applicable policies. Track signed contracts in DocuSign and ensure that any other required paperwork (e.g. COVID vaccine certifications) is collected and filed
  • Work with program staff team to monitor class enrollment and communicate enrollment numbers, issues, and questions as needed with instructors and SCC staff. Print out class rosters for instructors/staff before first day of class
  • Manage administrative and financial closeout of all classes and submit instructor payment requests to SCC Bookkeeper, including tracking of payments
  • Work with marketing and program staff teams on weekly basis to identify classes in need of promotion and publicity
  • In collaboration with Program Director, set up and update data reports to track enrollment, scholarship requests, and other class data on a monthly basis
  • Assist with collating class surveys and data dashboards
  • Audit the website regularly to check for accuracy.
  • Help ensure that the Programs Google Drive is kept orderly and comprehensive
  • Work one half-day shifts at the front desk, for a total of 4 hours per week to welcome visitors, assist them with questions and help them navigate the Center and our programs. Answer and direct incoming phone calls, and participate in tours of the building as requested. Process in-person payments for class registration, merchandise sales, memberships, and other donations
  • Other duties as assigned

This job may be a fit for you if:

  • You pride yourself on your attention to detail
  • You have an interest in running and continually improving administrative systems
  • You have an interest in engaging your community around great creative and learning opportunities
  • You are able to keep up with regular weekly tasks while also working on larger, longer-term projects
  • You have experience with spreadsheets and word processing software
  • You demonstrate empathy and respect in all interpersonal interactions
  • You can communicate with clarity and authenticity in both written and spoken English
  • A plus, but not required, is written and oral fluency in Spanish

How to Apply:

This position will be open until filled, but we encourage applicants to submit their materials by Friday, January 28. A virtual information session will take place on Wednesday, January 19, at 6pm. The zoom link is https://us02web.zoom.us/j/88631788837?pwd=OXBYNHlNVUYzbllZL0NnU0t4bXF4dz09. This session is optional, and not a requirement to apply.

To apply, please send us:

  1. A resume outlining your fit for this position
  2. Your answer to the following: can you give us an example of when your attention to detail helped solve a problem that you or someone else was facing? You are welcome to write your answer in an email or attachment, or to record a video of yourself responding to this prompt.

Please send your materials to Charlotte Hajer, Executive Director, at [email protected].

Questions about the role? Please reach out to Charlotte Hajer at the email listed above or via phone/text at (415) 696-3371.

The Sonoma Community Center is committed to an equitable, inclusive, and accessible application process for the open Program Associate position. We are seeking applicants of all races, cultural backgrounds, abilities, and gender identities. If you require any assistance in accessing the job description or require an accommodated application process please reach out to Charlotte Hajer for more information.

Descripción de Funciones: Asociado de Programas

 

Horas: 20 horas por semana, no exento

Reporta a: Director de Programa

Salario y Beneficios: $23-26 por hora, licencia por enfermedad pagada, Plan Safe Harbor 401(k) con 4% de contribución de la compañía

Sobre Sonoma Community Center:

Ubicado en el histórico edificio con 107 años que fue el Sonoma Grammar School próximo a la Plaza de Sonoma, el Sonoma Community Center fue fundado en 1953 como un recurso para el enriquecimiento de la comunidad a través de las artes. Actualmente, la misión del Sonoma Community Center es cultivar una comunidad vibrante a través de extraordinarias experiencias creativas, culturales y de aprendizaje. Impulsado por los valores de comunidad, innovación, creatividad, integración, y liderazgo, el Centro ofrece un amplio rango de clases, eventos, y espectáculos que animan a todo tipo de personas a crear, conectar, prosperar, y construir comunidad juntos.


Sobre esta posición
:

El Asociado de Programas juega un rol fundamental en garantizar que todas las clases y eventos de Sonoma Community Center se realicen eficientemente. Desde los horarios e inscripciones hasta el pago de nuestros instructores y análisis de datos de programas, usted estará involucrado de cerca en cada componente del desarrollo, ejecución, y evaluación de programas del SCC. Reportando al Director de Programa, usted trabajará de cerca con todo el personal de programas, así como los grupos de mercadeo y operaciones para asegurar el éxito de la programación del SCC.  

Sus responsabilidades específicas incluirán:

  • Apoyar al personal de programación con el horario trimestral de clases, y garantizar que nuestra tabla maestra de horarios se mantenga al día y organizada
  • Garantizar que todas las clases del SCC se ingresen adecuadamente en el sitio web del SCC
  • Manejar y mantener el “back end” del sitio web del SCC para inscripción a clases, garantizando que toda la información esté correcta y que todos los procesos automatizados (incluyendo mensajes automáticos a participantes de clases) funcionen como debe ser
  • Manejar los contratos de los instructores y supervisor la recopilación y procesamiento de la documentación relacionada; garantizar que los instructores reciban un contrato así como copias de todas las políticas aplicables. Hacer seguimiento a los contratos firmados en DocuSign y garantizar que cualquier otra documentación (e.g. certificados de vacunas COVID) sea recopilada y archivada
  • Trabajar con el grupo de programas para monitorear la inscripción en clases y comunicar las cifras de inscripciones, problemas, y preguntas según se necesite con instructores y el personal de SCC. Imprimir las listas de clases para los instructores/personal antes del primer día de clases
  • Manejar el cierre administrativo y financiero de todas las clases y entregar las solicitudes de pago de los instructores a Contabilidad de SCC, incluyendo seguimiento de los pagos
  • Trabajar con los grupos de mercadeo y programas para identificar clases que necesiten promoción y publicidad
  • En colaboración con el Director de Programas, establecer y actualizar los reportes de datos para seguimiento de inscripciones, solicitudes de becas, y otra información de clases en forma mensual  
  • Asistir con la recolección de datos de encuestas de clases y crear tableros de datos
  • Auditoría de la página web en forma regular para revisar su exactitud
  • Ayudar a garantizar que el Google Drive de Programas se mantenga en orden y completo
  • Trabajar un turno de medio día en la recepción, por un total de 4 horas por semana para dar la bienvenida a visitantes, ayudarles a navegar el Centro y nuestros programas. Responder y dirigir llamadas entrantes, y participar en recorridos al edificio según se soliciten. Procesar pagos en persona para inscripción a clases, venta de mercancía, membresías, y otras donaciones
  • Otras tareas según sean asignadas

Este trabajo es para usted si:

  • Usted se enorgullece de su atención al detalle
  • Usted tiene interés en administrar y mejorar continuamente sistemas administrativos
  • Usted tiene interés en involucrar a su comunidad en atractivas oportunidades creativas y de aprendizaje
  • Usted logra cumplir con sus tareas regulares de la semana al tiempo que trabaja en proyectos a largo plazo
  • Usted tiene experiencia con hojas de trabajo y software de procesamiento de palabra
  • Usted demuestra empatía y respeto en todas las interacciones personales
  • Usted puede comunicarse con claridad y autenticidad en inglés escrito y oral
  • Deseable, pero no requerido, es hablar y escribir en español fluido

Como aplicar:

Esta posición estará abierta hasta que sea llenada, pero invitamos a los solicitantes a presentar sus materiales antes del 15 de febrero.Para aplicar, por favor envíenos:

  1. Una hoja de vida detallando como es apto para esta posición
  2. Una carta corta declarando su interés en esta posición.

Por favor envíe sus materiales a Charlotte Hajer, Directora Ejecutiva, a [email protected].

¿Tiene preguntas sobre la posición? Por favor comuníquese con Charlotte Hajer al correo arriba mencionado o por teléfono/texto al (415) 696-3371.

El Sonoma Community Center está comprometido con un proceso de aplicación equitativo, integrador, y accesible para la posición abierta de Director de Programas. Estamos buscando candidatos de todas las razas, culturas, capacidades, e identidades de género. Si usted requiere de alguna ayuda para acceder a la descripción de la posición o requiere una adaptación durante el proceso de aplicación por favor comuníquese con Charlotte Hajer para más información.